Трудовое законодательство при найме сотрудников
Трудовое законодательство при найме сотрудников — это совокупность правовых норм, регулирующих отношения между работодателем и наемным работником. Включает правила заключения трудового договора, режим труда, оплату, отпуск, увольнение и другие обязательства сторон.
🎯 Зачем нужно и какие проблемы решает
Неформальный найм и “работа по устной договоренности”
✅ Трудовой договор и документальное оформление защищают бизнес в суде и перед проверками.
Штрафы и риски из-за незнания ТК
✅ Знание ключевых норм и оформление по ТК РФ избавляют от проверочных проблем и блокировок.
Конфликты из-за “разных ожиданий”
✅ Чёткие условия в договоре и ЛНА исключают двусмысленность и конфликты.
Переработки и “серая нагрузка”
✅ График, табель и допсоглашения защищают от переработок «в долг».
Неправильное увольнение — и суд против тебя
✅ Правильное расторжение с приказом, выплатами и основанием решает эту проблему.
Слабый контроль за удалёнными и гибкими сотрудниками
✅ Отдельный договор или положение о дистанционке фиксирует все правила удалённой работы.
⚙️ Принцип работы
Работодатель обязан соблюдать нормы ТК РФ при найме: заключить трудовой договор, оформить все кадровые документы, соблюдать режим труда и отдыха, выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц, начислять налоги и вести бухгалтерский учет. Любые изменения условий должны фиксироваться документально.
📚 Вся основная информация по теме
🔹 Виды оформления сотрудников
- Трудовой договор (ТД) — основной формат. Даёт соцгарантии, пенсионные отчисления, оплачиваемый отпуск и больничный.
- Срочный ТД — для временной работы, до 5 лет (в исключениях).
- Гражданско-правовой договор (ГПХ) — для разовых услуг, не допускается при наличии графика, подчинённости и постоянства.
- Самозанятый или ИП — возможен, если нет признаков трудовых отношений.
Нельзя «маскировать» трудовые отношения ГПХ или самозанятостью — налоговая может переквалифицировать и наложить штрафы.
🔹 Какие документы нужны при приеме
- Паспорт (удостоверение личности)
- СНИЛС
- ИНН
- Документы об образовании (если требуются по должности)
- Трудовая книжка (электронная или бумажная)
- Военный билет (для военнообязанных)
- Медсправка (если работа требует медосмотра)
📌 Работодатель должен запросить и скопировать документы, оформить личное дело.
🔹 Как правильно оформить трудовой договор
Обязательные разделы:
- Должность
- Обязанности (должностная инструкция)
- Условия труда (офис/удалёнка)
- График работы (сменный, гибкий, пятидневка и т.д.)
- Размер и структура зарплаты (оклад, премии, надбавки)
- Испытательный срок (до 3 мес — рядовой, до 6 мес — руководитель)
- Условия расторжения
📎 Без письменного договора = нарушение ТК + риск конфликта.
🔹 Что оформляется при найме по ТК РФ
- Приказ о приеме (форма Т-1)
Обязателен. Это внутренний юридический документ, на основании которого человек считается принятым на работу.
- Личная карточка работника (форма Т-2)
Обязательна для всех работодателей. В ней фиксируются все ключевые сведения о сотруднике и его движении по компании. Проверяется при проверках.
- Ознакомление с ЛНА
Обязательно — если у вас эти документы есть. Если нет — это уже нарушение само по себе.
Обязательные ЛНА:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- Инструкции по охране труда
- Должностная инструкция (можно включить как раздел в трудовой договор)
⚠️ Без ознакомления с ЛНА (под подпись!) они не действуют юридически, и сотрудник может оспорить дисциплинарные взыскания.
- Регистрация в табеле учёта рабочего времени
Обязательна. Это основной документ, который подтверждает отработанное время. Используется при расчёте ЗП, отпускных, проверках.
- Запись в трудовой книжке
Обязательна:
- Если это первое трудоустройство, и сотрудник выбрал бумажную трудовую — вы обязаны завести и вести.
- Если сотрудник выбрал электронную трудовую, вы обязаны передать данные в ПФР через форму СЗВ-ТД.
- Положение о коммерческой тайне
🔹 Не обязательно по закону, но крайне желательно, особенно в ИТ, дизайне, маркетинге.
📌 Без него вы не сможете наказать сотрудника за разглашение информации
🔹 Увольнение: правила и порядок
Основания:
- По собственному желанию
- По соглашению сторон
- По инициативе работодателя (с основаниями из ТК)
- Истечение срока срочного ТД
Оформление:
- Заявление/уведомление
- Приказ
- Выплаты: ЗП, компенсация за отпуск, выходное пособие (при сокращении)
- Запись в трудовой книжке
- Выдача справок: 2-НДФЛ, форма СЗВ-ТД и др.
⚠️ Нельзя просто «уволить за косяк» — только по основаниям, документально зафиксированным.
🔹 Особенности найма удаленных и гибких сотрудников
- Оформляются через допсоглашение или отдельный трудовой договор
- Обязательно прописать:
- Форму взаимодействия (мессенджеры, email)
- Время связи
- График
- Условия предоставления оборудования
- Все документы подписываются дистанционно (через ЭДО или по почте)
🔹 Обязательные отчёты и учёт
1. Табель учета рабочего времени
Что это: документ (форма Т-13), где фиксируется фактическое присутствие сотрудников: рабочие часы, отпуска, болезни, прогулы и т.д.
Зачем:
- На его основании начисляется зарплата
- Используется для расчёта отпусков, переработок, компенсаций
- Проверяется при любых инспекциях (налоговая, трудовая)
Форма ведения: бумажно или в электронном виде (в 1С, Excel и др.)
Обязательность: обязательно для всех работодателей
🔹 Ведение кадрового архива
Разные документы хранятся от 3 до 50 лет:
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры | 50 лет (или 75 — при вредных условиях) |
| Приказы о приеме/увольнении | 50 лет |
| Табели учета рабочего времени | 1 год |
| Личная карточка (Т-2) | 75 лет |
| ЛНА и их ознакомление | 5 лет минимум |
| Заявления об отпуске | 3 года |
| Листки нетрудоспособности | 4 года |
🔹 Журнал ознакомления с охраной труда
Что это: документ, подтверждающий, что сотрудник был проинструктирован по технике безопасности.
Зачем: обязателен при любой деятельности, особенно если:
- есть физический труд
- работа с техникой, ПК
- работа в офисе/дистанционно (да-да, даже в этом случае)
Форма: бумажный журнал или электронная система
Когда заполняется:
- при приеме
- раз в полгода — внеплановый инструктаж
- при переходе на другую должность
📌 Отсутствие журнала = административный штраф при проверке + ответственность, если с работником что-то случится.
Сдача отчетов в госорганы
| Отчет | Куда сдаётся | Сроки сдачи | Что отражает | Как сдаётся | Штрафы за несдачу |
|---|---|---|---|---|---|
| СЗВ-М | ПФР (через ФНС, после объединения) | Ежемесячно до 15-го числа | Список всех застрахованных сотрудников (ФИО, СНИЛС) | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | 500 ₽ за каждое лицо |
| СЗВ-ТД | ПФР | В день события (прием, перевод, увольнение) или до 15-го числа следующего месяца | Изменения в трудовой деятельности сотрудников | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | 300–500 ₽ за нарушение сроков |
| 6-НДФЛ | ФНС | Ежеквартально: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января | Все удержанные налоги с зарплаты (НДФЛ) + сроки их перечисления | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки |
| РСВ (расчет по страховым взносам) | ФНС | До 30-го числа месяца, следующего за кварталом | Суммы начисленных страховых взносов (ПФР, ФСС, ОМС) | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | 5% от суммы взносов, минимум 1 000 ₽ |
| ЕСН-декларация (ЕНС) | ФНС | До 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом | Совмещённый отчет по НДФЛ, страховым и соцвзносам (с 2023 г.) | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | До 30% от налога при систематических нарушениях |
| 2-НДФЛ (справка о доходах) | ФНС | Раз в год — до 1 марта | Справка о доходах каждого работника за год | Через ЭДО или лично сотруднику | До 200 ₽ за каждого сотрудника |
| СЗВ-СТАЖ | ПФР | До 1 марта следующего года | Общий стаж работы сотрудников за год | Через ЭДО (1С, СБИС, Контур, Мое дело) | 500 ₽ за каждого сотрудника |
| Журнал охраны труда | Внутренний документ | Постоянно + при приёме, переводе, ЧП | Подтверждение прохождения инструктажей по охране труда | На бумаге или в корпоративной системе | до 130 000 ₽ при отсутствии и ЧП |
| Табель учета рабочего времени (форма Т-13) | Внутренний учет, запрашивается при проверках | Ежемесячно | Отражение отработанных часов, отпусков, больничных | Excel, 1С, вручную | до 100 000 ₽ за отсутствие |
🧩 Ключевые особенности
- Один недооформленный сотрудник может запустить цепную реакцию: жалоба → проверка → штрафы → заморозка счетов → удар по репутации и команде.
- Ведение бизнеса без кадровика — допустимо, но без трудового договора — фатально при первой проверке или жалобе. Подписанный трудовой договор — единственное, что реально защитит в суде при спорах о ЗП, обязанностях и увольнении.
- Большинство трудовых конфликтов возникают из-за устных договорённостей и “мы же так договаривались”. Шаблонные документы от сервисов (Консультант+, Контур, 1С) закрывают до 90% задач по оформлению найма в малом бизнесе.
- Приём на работу ≠ просто договор — нужны табель, ЛНА, приказы, СЗВ-М, охрана труда и учет времени. Отказ от документации при удалёнке = потеря контроля и невозможность уволить без суда.
- Ошибки в найме сразу всплывают при подаче жалобы или первой налоговой проверке. Серая зарплата, ГПХ “на постоянке”, отсутствие табеля — три самые частые причины доначислений и блокировок.
- Кадровая грамотность — не только защита, но и инфраструктура для масштабирования: без неё не будет ни инвестора, ни системы, ни роста.
💡 Рекомендации к применению
- Оформляй каждого сотрудника официально — с первого дня, даже если это «помощь по знакомству». Не существует “ещё не сотрудника”, если он выполняет задачи регулярно.
- Ознакомляй с ЛНА при приёме: дай под подпись должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка, положение о премиях и коммерческой тайне. Без подписи — эти документы не действуют.
- Фиксируй любые изменения письменно: график, ЗП, бонусы, формат работы, должность. ✍️ Устная договорённость = юридический вакуум.
- Веди учёт рабочего времени — даже в Notion или Excel, если нет системы. Табель — твой единственный щит при спорах о переработках и прогулах. Используй аутсорс-бухгалтерию или кадровика хотя бы на старте — проверенные сервисы (Контур, 1С, Тинькофф) закроют 90% рутины и помогут избежать штрафов.
- Отдельно регламентируй удалённую работу: где, как, в какое время, кто предоставляет технику, как вы общаетесь. Это должно быть прописано — иначе ты теряешь контроль и ответственность.
- Переходи на системную модель кадровой работы до того, как наберёшь 3+ сотрудников — иначе хаос в документах и непредсказуемость превращаются в норму.
🧾 Резюме
Найм — это не просто «взял человека на работу». Это юридическая конструкция, где каждое действие требует оформления: договор, график, ЗП, увольнение.
Без документов ты ничем не защищён. С документами ты контролируешь, решаешь и масштабируешь. Трудовой найм — это твой правовой каркас.
⚠️ Ошибки и подводные камни
Использование ГПХ вместо трудового договора
❌ Подрядчик с графиком и подчинением — это уже сотрудник. Инспекция легко переквалифицирует договор → доначисления, штрафы, суд.
Отсутствие письменного договора
❌ «Мы и так договорились» не работает в суде. Без подписанного трудового договора ты юридически ничем не защищён.
Устный формат удалёнки
❌ «Работай откуда хочешь» без допсоглашения = отказ от контроля. Потом ты не сможешь доказать ни график, ни переработку, ни обязанности.
Непрописанные премии и надбавки
❌ Если премия не зафиксирована документально — ты не обязан её платить. Но если платил системно, могут признать её обязательной задним числом.
Игнорирование ЛНА и инструктажа
❌ Без подписания правил, инструкций, охраны труда и т.д. ты не сможешь уволить за нарушение — сотрудник легко оспорит.
Увольнение “по устной договорённости”
❌ Нет приказа, нет уведомления, нет выплаты — нет законного увольнения. Такие случаи чаще всего заканчиваются судом.
🧪 Финальный практикум
1. Создай базовый пакет документов под свой бизнес
- Подготовь трудовой договор (используй шаблон из Контур/Тинькофф + добавь пункты про обязанности, график, удалёнку)
- Подготовь ЛНА (правила распорядка, должностная инструкция, положение о премировании, охрана труда)
- Добавь NDA и положение о коммерческой тайне, если есть доступ к чувствительной информации
2. Организуй внутреннюю систему учёта
- Подготовь табель учёта рабочего времени (в Excel, Notion или 1С)
- Создай кадровый архив: договоры, табели, приказы, акты, копии СНИЛС и паспортов
- При увольнении — проверь: приказ, выплаты, уведомления, запись в СЗВ-ТД
3. Автоматизируй отчётность
- Подключи ЭДО (СБИС, Контур, 1С) и сдавай отчёты: СЗВ-М, СЗВ-ТД, 6-НДФЛ, РСВ
- Отмечай в календаре или таск-трекере даты: приём, отчёты, уведомления
- Оцифруй процесс: документы → папки в облаке, отчёты → календарь, приёмы → чек-лист
- Делегируй рутину аутсорс-кадровику или подключи бухгалтерский сервис